MANAJEMEN UMUM

Universitas Gunadarma

A.    PENGERTIAN MANAJEMEN

v Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda , tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee “Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikanserta mengawasi tenaga manusiadengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan.

v Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jejang tersebut adalah :

a.       Manajemen Puncak meliputi dewan direktur, direktur utama atau cheef executive officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan penting.

b.      Manajemen Madya meliputi pimpinan pabrik, dan/atau manajer divisi. Manajemen ini mempunyai tanggung jawab dalan penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum daru manajer puncak.

c.       Manajemen Operasianal meliputi supervisor. Manajemen ini bertanggung jawab melakukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

B.     LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

v  Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum 1880, pengolahan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Sejak pemunculan bukunya yang bejudul “The Principles of Scientific Management” tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah yaitu:

Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2 : Orang yang tepat memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaki pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

C.    SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

v  Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.

v  Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Seokal perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.

v  Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Model-model matematis yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah an ibdeoperasional perencanaa dan pengendalian. Model merupakan wakil dari realitas. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah bisnis.

v  Analisis Sistem

Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat keadaan intern dan ekstern dari perusahaan. Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama daru suatu masalah dan hubungan mereka.

v  Manajemen Hasil

MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO memusatkan perhatian padahasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Mereka yang telah menggunakan program-program MBO percaya bahwa program itu mempunyai manfaat yang pasti. Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain:

·         Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan jalan yang tepat.

·         MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

·         MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

·         Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

D.    PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi yang lain. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

v  Bentuk-bentuk Perencanaan

Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri pada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a.       Tujuan (objective) merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (policy) adlaah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Dalam membuat strategi haruslah memperhatikan ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dsb.

d.      Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilakasanakan untuk waktu mendatang.

e.       Aturan (rule) adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f.       Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran, semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

v  Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perncanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsing-fungsi tersebut. Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :

a.       Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b.      Mengarahkan perhatian pada tujuan

c.       Memperingan biaya

d.      Merupaka sarana untuk mengadakan pengawasan

v  Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a.       Menetapkan Tujuan

b.      Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)

c.       Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan

d.      Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih

e.       Mengambil Keputusan

f.       Menyusun Rencana Pendukung

v  Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni:

·         Perencanaan jangka panjang

·         Perencanaan jangka menengah

·         Perencanaan jangka pendek

Perencanaan pembangunan 25 tahun di Indonesia yang dikenal dengan nama Era Pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang, Pembangunan Lima Tahun (PELITA) merupakan contoh dari perencanaan jangka menengah dan perencanaan pembangunan tahunan merupakan salah satu contoh perencanaan jangka pendek.

v  Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a.       Sulitnya mencari anggapan secara teliti

b.      Perubahan yang sangat cepat

c.       Keakuan internal

d.      Keaukuan eksternal

e.       Waktu dan biaya

v  Pengambilan Keputusan

Untuk mengambil keputusan yang baik dan tepat tidaklah mudah, harus mempertimbangkan berbagai faktor mempunyai hubungan langsung maupun tidak terhadap pengambilan keputusan tersebut. ntuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain:

·         Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif

·         Harus mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yang dapat dicapai serta kekurangannya.

·         Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternative

·         Harus bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat pengambilan keputusan seperti operation research, teori probabilitas, linear programming, analisa risiko dan pohon keputusan.

E.     PENGORGANISASIAN

v  Pengertian

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik sedemikian rupa sehingga dapat dipakai sebagai sarana uuntuk mencapai tujuan. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk hubungan informal dan hubungan formal. Yang termasuk hubungan informal antara lain : hubungan yang timbulnya tidak sengaja, hubungan yang diluar pekerjaan dll. Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan disalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada.

v  Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

Penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan. Jika tidak terdapat pembagiantanggung jawab secara jelas, maka tugas-tugas sulit untuk dilaksanakan. Sedangkan tanggung jawab itu sendiri tidak dapat dibebankan pada masing-masing pelaksana bilamana tidak disertai adanya hak-hak untuk melaksanakan. Tidak perlu semua hak yang ada pada seseorang dipakai untuk memikul suatu tanggung jawab, melainkan hak-hak yang berhubungan dengan tugas yang diperlukan saja. Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lainnya.

v  Dasar-dasar Penggolongan Bagian di dalam Organisasi

Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi pula jumlah bawahanatau bagian-bagian yang dipimpinnya. Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat diasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a.       Didasarkan pada suatu angka, misalnya : divisi keempat (Kodam IV) Diponeugoro, Resimen ketujuhpulu dua (Korem 072) Pamungkas dll.

b.      Didasarkan pda waktu, misalnya : jam kerja karyawan pabrik sehari adalah 8 jam (termasuk istirahat), maka kelompok pertama dapat bekerja dari jam 07.00-15.00, kelompok kedua dapat bekerja dari jam !5.00-23.00 dan seterusnya.

c.       Didasarkan pada fungsi perusahaan, misalnya : kegiatan dalam perusahaan dibagi menjadi tiga bagian yaitu: bagian produksi, pemasaran dan keuangan. Dalam hal ini karyawan yang berada dibagian produksi tidak perlu menjalankan aktifitas yang menjadi tanggung jawab bagian pemasaran dan keuangan begitu pula yang lainnya.

d.      Didasarkan pada luas daerah operasi, sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang di beberapa daerah.

e.       Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan, misalnya : perusahaan seperti PT Astra yang membuat beberapa macam barang (sepeda moor Honda,mobil Honda Civic dan mesin foto copy Xerox) dapat mengelompokkan aktifitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya.

f.       Didasarkan pada jenis langganan, misalnya : langganan perusahaan dapat berupa konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah dan/atau perusahaan lain.

v  Karateristik Struktur Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunya cirri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karateristik dasar, yaitu:

a.       Keseimbangan dalam organisasi

b.      Fleksibel

F.     PENGARAHAN

v  Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang memikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenanganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Di dalam manajemen pengarahan ini bersifat sangat kompleks. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang teguh pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah kepada tujuan, tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan, orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhan yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.

c.       Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Bilamana bawahan hanya memiliki satu jalur di dalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya di tunjukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan di dalam pemberian instruksi dapat dikurangi.

v  Cara-cara Pengarahan

a.       Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.

b.      Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

c.       Delegasi wewenang merupakan cara pengarahan dengan cara pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

v  Komunikasi

Menurut American Training Director definisi komunikasi adalah pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Menurut Newman komunikasi adalah pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih.

Dari definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa :

a.       Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga atau sebaliknya.

b.      Hubungan yang tibul dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.

c.       Komunikassi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.

d.      Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol.-

Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan saran seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi dll. Komunikasi dapat dilakukan oleh sebuah organisasi yang bersifat ekstern dan dapat pula bersifat intern. Dalam komunikasi yang bersifat intern, masing-masing individu terikat oleh adanya wewenang, tanggung jawab, dan fungsi yang dilakukan. Agar diperoleh hasil yang baik, komunikasi yang dilakukan antara pimpinan dan bawahan harus berjalan dua arah. Jika arus komunikasi tidak berjalan dua arah, artinya arus komunikasi tersebut hanya berasal dari pimpinan saja (dari atas ke bawah), maka dalam organisasi akan timbul sikap kediktatoran dari pimpinan.

v  Motivasi

Perencanaan dan struktur organisasi yang baik belum menjamin bahwa tugas-tugas yang ditetapkan pasti dijalankan dengan lancar. Ini bergantung pada tanggung jawab dari pengawasan manajemen serta para pelaksannya. Motovasi mempunya dua macam bentuk, yaitu :

a.       Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

b.      Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

G.    PENGKOORDINASIAN

Adanya berbagai pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu dalam organisasi akan mempengaruhi keputusan yang diambil. Pendapat-pendapat tersebut perlu diselaraskan dengan mengadakan koordinasi. Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka.

v  Prinsip-prinsip Koordinasinsi

Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut, yaitu:

a.       Prinsip kontak langsung

b.      Prinsip penakanan pada pentingnya koordinasi

c.       Hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada

v  Pelaksanaa Fungsi Koordinasi

Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :

a.       Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

b.      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

H.    PENGAWASAN

v  Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatau yang telah dijalankan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bisa dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.

v  Langkah-langkah Pengawasan

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :

a.       Menciptakan standard. merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan dalam dua bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.

b.      Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard, langkah ini bertujuan mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.

c.       Melakukan tindakan koreksi yang bertujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan

v  Syarat Pengawasan yang Baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperluka berbagai syarat, yakni :

a.       Harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan

b.      Harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

c.       Harus mempunyai pandangan ke depan

d.      Harus obyektif, teliti, sesuai dengan standard

e.       Harus luwes/fleksibel

f.       Harus serasi dengan pola organisasi

g.      Harus ekonomis

h.      Harus mudah dimengerti

i.        Harus diikuti dengan perbaikan